УДЕРЖАНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ ИЗ ЗАРПЛАТЫ РАБОТНИКА

Сотрудник вернулся из командировки и не отчитался об использованных подотчетных суммах. Можно ли их удержать из его заработной платы? 

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Согласно ст.127 КЗоТ¹ для погашения работниками предприятию, на котором они работают, неизрасходованного и несвоевременно возвращенного аванса, выданного на служебные командировки, может производиться удержание из их заработной платы. Если работник не оспаривает оснований и размера удержаний из зарплаты, то они осуществляются на основании приказа руководителя предприятия, но не позднее одного месяца со дня истечения срока, установленного для возврата аванса. Подтверждением согласия работника на проведение удержаний суммы аванса на командировку может служить его подпись, свидетельствующая об ознакомлении с таким приказом. 
При этом следует иметь в виду, что в общем случае согласно ст.128 КЗоТ при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% заработной платы, которая подлежит выплате работнику. Но период, в течение которого осуществляется удержание аванса на командировку из заработной платы, не ограничен одним месяцем. Главное, чтобы в течение одного месяца был издан приказ руководителя и получено согласие работника. 
После издания такого приказа работник, скорее всего, все же составит авансовый отчет². Тогда сумма удержаний из его заработной платы будет определена как превышение суммы полученного аванса над суммой его командировочных расходов, утвержденной руководителем предприятия на основании авансового отчета. Если сумма командировочных расходов при этом превысит сумму полученного аванса, то у работника не будет задолженности перед предприятием, а значит, и об удержаниях из заработной платы речь идти не может. 
Но в этом случае налицо явное нарушение сроков представления авансового отчета. Ведь согласно пп.9.10.2 ст.9 Закона об НДФЛ³ авансовый отчет предоставляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку. Если сумма превышения авансированных средств над командировочными расходами возвращается работником или удерживается из его заработной платы в месяце, в котором истекает срок представления авансового отчета, то согласно пп.9.10.3 ст.9 Закона об НДФЛ с работника удерживается штраф в размере 15% суммы такого превышения. 
Однако из вопроса следует, что авансовый отчет не был составлен в месяце, в котором истекает срок его представления. Значит, вся сумма авансированных средств должна быть признана превышением суммы командировочных расходов, и кроме штрафа в размере 15% предприятию необходимо удержать и НДФЛ по ставке 15%, исходя из суммы аванса, умноженной на коэффициент 1,17647 (он рассчитан в соответствии с п.3.4 ст.3 Закона об НДФЛ). 
ПРИМЕРПосле возвращения из командировки 21.09.2008 г. работник не представил отчет об использовании денежных средств, полученных на командировку, в сумме 600 грн. Авансовый отчет на сумму расходов 632 грн. составлен работником 06.10.2008 г. после ознакомления с приказом директора предприятия об удержании суммы аванса на командировку из его заработной платы.
Так как сумма командировочных расходов превысила сумму аванса, работнику необходимо вернуть 32 грн., а не удерживать аванс у него из заработной платы. Но поскольку авансовый отчет составлен позднее трех дней после возвращения из командировки и не в месяце, который приходится на последний из этих трех дней (сентябрь), из заработной платы работника нужно удержать штраф за несвоевременное составление авансового отчета в сумме 90 грн. (600 грн. х 15%) и НДФЛ в сумме 105,88 грн. (600 грн. х 1,17647 х 15%). 
Штраф и НДФЛ необходимо удерживать из заработной платы работника и в том случае, если авансовый отчет он по каким-то причинам так и не составит. Причем независимо от того, составлен ли приказ об удержании аванса из заработной платы и согласен ли работник с таким удержанием. Отметим, что в случае несогласия работника с удержанием аванса из зарплаты предприятие сможет взыскать его сумму через суд.