Термін зберігання бухгалтерських документів

Згідно з п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт виконаних робіт по формі КБ2 і КБ3

Акт виконаних робіт - це первинний документ підписується між Підрядником, які виконали будь-яку частину робіт за поточний місяць і Замовником.

3

Підготовка кошторисної документації для участі в тендері

Розробка кошторисної документації для участі в тендері виконується за обсягами робіт і з урахуванням вимог викладених в документації конкурсних торгів.

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п.44.1, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

Якщо документи, визначені у п. 44.1 ПКУ, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті (пункт 44.4 статті 44 ПКУ).

Тобто, статтею 44 ПКУ встановлено мінімальний термін зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, – 1095 днів з дня подання відповідної податкової звітності із збільшенням цього строку при проведенні процедури оскарження у разі визначення сум зобов’язання контролюючими органами.

Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами встановлений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за №168/704 (далі – Положення №88).

Згідно підпункту 6.6 Положення №88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 (зареєстрованим 17.04.2012 за №571/20884) встановлено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік № 578/5).

Перелік № 578/5 включає список типових документів, які створюються на підприємстві, із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, які коментують і уточнюють строки зберігання документів.

Строки зберігання саме бухгалтерської документації конкретизує наступна примітка до статей:

«За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення»

(пункт 2.11 Переліку №578/5, далі – Примітка).

Зазначена Примітка уточнює строки зберігання майже всіх документів бухгалтерського обліку та звітності, які визначені підпунктом 4.2 пункту 4 «Облік та звітність» розділу I Переліку № 578/5.

Зокрема, первинні документи і додатки до них, що є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, договори, угоди, документи про приймання виконаних робіт, облікові регістри бухгалтерського обліку тощо зберігаються 3 роки після закінчення строку дії договору з урахуванням строків, визначених Приміткою, тобто за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (статті 330, 334, 336, 351 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578/5).

Згідно статті 311 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578/5 річна фінансова звітність зберігається до ліквідації організації, квартальна — 3 роки (за відсутності річної звітності – до ліквідації).

Таким чином, з урахуванням вищевикладеного, термін зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків складає три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (річної фінансової звітності – до ліквідації підприємства).