Подотчет при болезни работника

Работник взял деньги под отчет и тяжело заболел (был госпитализирован). Как быть с подотчетными деньгами?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В такой ситуации срок возврата подотчетных средств продлевается, но факт болезни работника необходимо документально подтвердить. Объясним подробнее. 

Сроки возврата наличности установлены в п.2.11 Положения № 637⁽¹⁾: выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок неболее 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денежных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет. 
В то же время в п.7.39 Положения № 637 сказано следующее. Во время проверки отчетов об использовании денежных средств для решения хозяйственных вопросов учитывается то, что представление таких отчетов с нарушением установленных сроков разрешаетсятолько в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или при других обстоятельствах, имеющих документальное подтверждение. 
На возможность продления срока сдачи выданной в подотчет наличности обращает внимание и НБУ в письме от 05.07.2007 г. № 18-210/2252-6820, в котором отмечено, что любая ответственность наступает при условии наличия вины лица. 
Поэтому штрафные санкции по Указу № 436/95⁽²⁾ за несвоевременный возврат выданной под отчет наличности⁽³⁾ в рассмотренной ситуации однозначно применяться не должны. 
А вот возможность продления сроков сдачи Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет⁽⁴⁾ (далее — Отчет), применительно к обложению налогом на доходы физических лиц в НКУ⁽⁵⁾ не предусмотрена. 
В пп.170.9.2 ст.170 НКУ сроки сдачи Отчета «привязаны» к факту завершения: 
– командировки; 
– выполнения отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет. 
При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления Отчета. 

Здесь, в принципе, возможны следующие ситуации: 
1) подотчетное лицо заболело в командировке — тогда ее срок, как правило, продлевается, поэтому момент представления Отчета до окончания болезни не наступает; 
2) работник не успел потратить выданные в подотчет средства — сроки представления Отчета тоже не наступают, поскольку отсутствует факт выполнения гражданско-правового действия от имени предприятия; 
3) подотчетное лицо успело частично израсходовать выданные средства. В этом случае аргументировать перенос сроков представления Отчета можно, апеллируя к разъяснению в ЕБНЗ⁽⁶⁾. В нем говорится, что представление Отчета с нарушением сроков разрешается в связи с временной нетрудо-способностью подотчетного лица, которая имеет документальное подтверждение. 
Представители Миндоходов в этой консультации также заметили, что НКУ не содержит нормы о применении штрафных санкций к работнику предприятия за нарушение срока представления Отчета. Но подчеркнули, что согласно п.170.9 ст.170 НКУ налогообложению подлежат суммы излишне израсходованных денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не возвращенные в установленный срок. 

Между тем, указанные в пп.170.9.2 ст.170 НКУ сроки возврата наличности зависят от сроков представления Отчета. Поэтому, если продлевается срок представления Отчета, это влечет за собой и продление сроков возврата подотчетной наличности. 

В «докодексный» период налоговики также подтверждали (применительно к налогообложению) возможность продления сроков возврата подотчетной наличности в случае болезни лица (см. письмо ГНА в Днепропетровской области от 11.10.2005 г. № 25821/10/17-228). Итак, при наличии листка нетрудоспособности, фиксирующего факт болезни подотчетного лица, срок представления Отчета и возврата подотчетной наличности продлевается до момента его выхода на работу. При этом никакие санкции ни к предприятию, ни к работнику применяться не должны.